Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả, tốt nhất 2025
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, sử dụng phần mềm quản lý công việc không còn là một lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để đảm bảo tiến độ, tăng cường sự minh bạch và tối ưu hiệu suất toàn diện. Bài viết này sẽ review chi tiết top 15 phần mềm hàng đầu, phân tích 7 tiêu chí lựa chọn cốt lõi và giúp bạn tìm ra công cụ "chân ái" nhất cho cá nhân và doanh nghiệp của mình. Xem ngay!
Phần mềm quản lý công việc có lợi ích gì?
Phần mềm quản lý công việc đóng vai trò như trung tâm điều hành số hóa, giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán quan trọng trong vận hành hàng ngày.
Đối với nhân viên:
- Giúp nhìn thấy toàn bộ công việc được giao một cách rõ ràng, tránh tình trạng sót việc hay quên deadline.
- Hệ thống tự động sắp xếp ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên độ khẩn cấp và tầm quan trọng, giúp chủ động hơn trong việc phân bổ thời gian và công sức.
Đối với nhà quản lý:
- Theo dõi tổng quan tiến độ của tất cả dự án và bộ phận trên một giao diện duy nhất, giúp ra quyết định nhanh chóng và kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
- Khả năng phân bổ nguồn lực được tối ưu hóa nhờ dữ liệu chính xác về khối lượng công việc và năng lực của từng thành viên.
- Hệ thống báo cáo tự động giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần so với việc phải hỏi han và tổng hợp thủ công.
Quan trọng hơn cả, phần mềm quản lý công việc giúp minh bạch hóa quá trình giao việc và nhận việc, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm của từng người trong tổ chức. Mọi công việc và dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng cao hơn nhờ có sự giám sát và nhắc nhở tự động.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
7 tiêu chí cốt lõi khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Để chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng sau:
Tính năng toàn diện và chuyên sâu
Đây là tiêu chí quan trọng nhất, chiếm tới 40% trong quyết định lựa chọn. Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các chức năng như tạo nhiệm vụ, gán người phụ trách, đặt deadline, theo dõi tiến độ, báo cáo tự động và quản lý tài liệu. Ngoài ra, các tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, lịch chia sẻ và tích hợp với công cụ khác cũng rất quan trọng.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Chiếm 24% trong tiêu chí đánh giá, một phần mềm dù có nhiều tính năng nhưng nếu phức tạp, khó học sẽ gây phản tác dụng. Giao diện trực quan, dễ thao tác và không yêu cầu nhiều thời gian đào tạo là điều cần thiết để nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.
Chi phí hợp lý
Với trọng số 9%, chi phí cần được cân nhắc dựa trên quy mô doanh nghiệp và ngân sách. Nhiều phần mềm có gói miễn phí hoặc dùng thử, nhưng cần đánh giá xem các tính năng trong gói trả phí có thực sự cần thiết hay không. Một số giải pháp tính phí theo người dùng, số khác tính theo tính năng hoặc gói cố định.
Khả năng tích hợp
Phần mềm cần tích hợp dễ dàng với các công cụ đã có như email, lịch, drive lưu trữ và các ứng dụng khác trong hệ sinh thái công việc của doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các nền tảng và tăng hiệu quả làm việc.
Hỗ trợ khách hàng
Cũng chiếm 9% trong tiêu chí lựa chọn, dịch vụ hỗ trợ tốt là yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam cần hỗ trợ bằng tiếng Việt và trong múi giờ phù hợp. Khả năng phản hồi nhanh qua nhiều kênh như chat, email, hotline là điểm cộng lớn.
Tính bảo mật
Đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm, khả năng bảo mật với mã hóa AES-256, xác thực hai yếu tố và tuân thủ các chuẩn quốc tế như ISO 27001, SOC 2, GDPR là vô cùng quan trọng.
Khả năng mở rộng và tùy biến
Phần mềm cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, hỗ trợ xử lý khối lượng công việc lớn và có thể tùy chỉnh theo đặc thù ngành nghề, quy trình riêng của từng tổ chức
Đăng ký lắp Wifi FPT tốc độ cao để đảm bảo đồng bộ dữ liệu liên tục và truy cập nhanh chóng mọi lúc mọi nơi, giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn.
Top phần mềm quản lý công việc nhóm và dự án hàng đầu
Base Wework
Base Wework là nền tảng quản lý công việc và dự án hàng đầu tại Việt Nam, được phát triển bởi Base Group với hơn 10.000 doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm cung cấp đầy đủ tính năng từ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ đến báo cáo tự động, giúp doanh nghiệp điều hành công việc và dự án một cách hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất. Base Wework hỗ trợ cả quản lý công việc theo dự án và theo phòng ban, với khả năng phân bổ nguồn lực thông minh dựa trên dữ liệu chính xác.
Base Wework là nền tảng quản lý công việc và dự án hàng đầu tại Việt Nam
Điểm mạnh:
- Giao diện thân thiện được thiết kế dành riêng cho người Việt, hỗ trợ 100% tiếng Việt
- Theo dõi tiến độ đa chiều với các dạng hiển thị: danh sách, bảng kéo thả và biểu đồ tiến độ
- Tính năng nhân bản dự án mẫu chỉ với một cú nhấp chuột, tiết kiệm thời gian thiết lập
- Bảng điều khiển tự động với biểu đồ đa dạng cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực
- Báo cáo chi tiết theo dự án, phòng ban và khối lượng công việc từng nhân sự
- Tích hợp hoàn hảo với Base Drive, Base Message, Base Calendar trong cùng hệ sinh thái
Hạn chế:
- Chi phí cao với mức giá khởi điểm từ 1 triệu đồng/tháng cho 30 người dùng
- Tính năng giao việc cho nhiều người chưa tối ưu (mỗi việc chỉ có 1 người chịu trách nhiệm chính)
- Yêu cầu thời gian đào tạo và làm quen ban đầu
- Phù hợp nhất với doanh nghiệp vừa và lớn, có thể nặng nề cho nhóm nhỏ
Trello
Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất thế giới với hơn 50 triệu người dùng, được Atlassian mua lại năm 2017. Nền tảng này nổi bật với hệ thống bảng kéo thả trực quan, dựa trên phương pháp quản lý trực quan của Nhật Bản. Trello hoạt động theo nguyên tắc đơn giản với ba thành phần chính: bảng dự án, danh sách các giai đoạn và thẻ công việc cụ thể. Với tính năng mở rộng quyền năng, Trello có thể tích hợp với hàng trăm ứng dụng khác, biến nó thành trung tâm quản lý công việc linh hoạt.
Trello là phần mềm quản lý công việc phổ biến
Điểm mạnh:
- Giao diện kéo thả cực kỳ trực quan, dễ học trong vài phút
- Gói miễn phí không giới hạn và 10 bảng cho mỗi không gian làm việc
- Linh hoạt áp dụng cho mọi loại công việc từ quản lý dự án đến lập kế hoạch cá nhân
- Tự động hóa không cần mã lệnh giúp tự động di chuyển thẻ, gửi thông báo
- Cộng đồng người dùng lớn với hàng nghìn mẫu miễn phí
- Phù hợp cho người làm tự do, khởi nghiệp và nhóm nhỏ
Hạn chế:
- Có thể trở nên lộn xộn khi dự án lớn với hàng trăm thẻ
- Thiếu tính năng quản lý dự án nâng cao như biểu đồ tiến độ, theo dõi thời gian
- Không có hệ thống phân cấp công việc phức tạp
- Khả năng báo cáo và phân tích hạn chế
- Thiếu các tính năng về phụ thuộc công việc và phân bổ nguồn lực
monday.com
monday.com là nền tảng hệ điều hành công việc đám mây được thành lập năm 2012 tại Israel, niêm yết thành công trên sàn chứng khoán năm 2021. Với hơn 180.000 tổ chức tin dùng trên toàn cầu bao gồm những tên tuổi lớn, monday.com đã khẳng định vị thế là một trong những giải pháp quản lý công việc hàng đầu cho doanh nghiệp. Khác với các công cụ quản lý dự án truyền thống, monday.com định vị mình là hệ điều hành công việc - một nền tảng linh hoạt cho phép nhóm làm việc tạo ra các ứng dụng quy trình trong vòng vài phút để quản lý các quy trình, dự án và công việc hàng ngày.
monday.com là nền tảng được thành lập năm 2012
Điểm mạnh:
- Giao diện đầy màu sắc, hiện đại và cực kỳ trực quan
- Khả năng tùy biến cao với hơn 200 mẫu tự động hóa có sẵn
- Đa dạng cách hiển thị: bảng, kéo thả, tiến độ, lịch, dòng thời gian, khối lượng công việc, bản đồ
- Bảng điều khiển và phân tích kinh doanh tích hợp với các chỉ số theo thời gian thực
- Quản lý nguồn lực với lập kế hoạch năng lực và cảnh báo quá tải
- Bảo mật cấp doanh nghiệp với mã hóa và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế
- Tích hợp tốt với nhiều ứng dụng phổ biến
- Phù hợp cho mọi quy mô từ doanh nghiệp vừa đến lớn
Hạn chế:
- Chi phí cao, từ 9 đô la mỹ/người/tháng
- Một số tính năng nâng cao yêu cầu gói doanh nghiệp
- Giao diện tiếng Việt chưa hoàn chỉnh
Tham khảo top 10 phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay
Microsoft Teams
Microsoft Teams ra mắt năm 2017 như nền tảng hợp tác toàn diện, nhanh chóng phát triển thành xương sống của không gian làm việc số cho hàng triệu tổ chức trên toàn cầu. Với hơn 280 triệu người dùng hàng tháng, Teams đã trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều doanh nghiệp.
Ngoài chức năng trò chuyện và hội nghị truyền hình, Teams tích hợp chức năng quản lý công việc thông qua mô-đun Nhiệm vụ và Công việc cần làm. Mỗi kênh trong Teams có thể có tab nhiệm vụ riêng, cho phép thành viên nhóm tạo, phân công và theo dõi công việc mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện. Khả năng chia sẻ và cộng tác trên tài liệu văn phòng trực tiếp trong Teams tạo nên một quy trình làm việc liền mạch.
Microsoft Teams là công cụ được nhiều doanh nghiệp tin tưởng
Điểm mạnh:
- Đã có sẵn trong gói Microsoft 365, không tốn thêm chi phí
- Tích hợp liền mạch với toàn bộ ứng dụng văn phòng
- Bảo mật cấp doanh nghiệp từ Microsoft
- Khả năng họp tích hợp tuyệt vời với ghi âm, phiên âm, phòng nhỏ
- Cho phép mời khách bên ngoài cộng tác
- Quen thuộc với hầu hết người dùng Windows
- Hỗ trợ cả ứng dụng máy tính, web và di động với đồng bộ hoàn hảo
Hạn chế:
- Giao diện phức tạp với quá nhiều tính năng chen chúc
- Tính năng quản lý dự án còn cơ bản so với công cụ chuyên dụng
- Thông báo có thể quá nhiều và gây rối
MeisterTask
MeisterTask được phát triển bởi MeisterLabs tại Áo, ra mắt năm 2015 kế thừa tinh thần của công cụ vẽ sơ đồ tư duy nổi tiếng MindMeister. Phần mềm này sử dụng bảng kéo thả làm nền tảng nhưng nâng cấp với các tính năng như hành động tự động theo giai đoạn, theo dõi thời gian tích hợp sẵn và liên kết chặt chẽ với MindMeister để biến ý tưởng thành nhiệm vụ cụ thể. MeisterTask đặc biệt thu hút các nhóm sáng tạo và công ty quảng cáo với giao diện có thể tùy chỉnh cao, cho phép thay đổi hình nền, màu sắc và bố cục.
MeisterTask có giao diện đẹp mắt
Điểm mạnh:
- Giao diện đẹp nhất trong phân khúc phần mềm quản lý nhiệm vụ
- Tích hợp hoàn hảo với MindMeister để chuyển ý tưởng thành công việc
- Hành động tự động mạnh mẽ giúp chuẩn hóa quy trình
- Theo dõi thời gian tích hợp sẵn không cần bổ sung
- Danh sách kiểm tra, thẻ, ngày đến hạn được thiết kế trực quan
- Phù hợp cho nhóm sáng tạo và các công ty quảng cáo
Hạn chế:
- Ít tính năng tích hợp và tiện ích mở rộng
- Không có cách hiển thị nâng cao như biểu đồ tiến độ hoặc dòng thời gian
- Ứng dụng di động thiếu một số tính năng so với phiên bản web
- Không có tính năng quản lý nguồn lực
Đăng ký Wifi FPT ngay hôm nay để sở hữu đường truyền tốc độ cao, học tập, làm việc hiệu quả, mượt mà hơn bao giờ hết. Điền thông tin của bạn vào form dưới đây để được đội ngũ nhân viên FPT hỗ trợ tư vấn miễn phí nhé!
MyXTeam
MyXTeam là sản phẩm phần mềm quản lý dự án sản xuất tại Việt Nam, được phát triển với mục tiêu cung cấp giải pháp phù hợp với văn hóa làm việc và nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp nội địa. Ra mắt từ năm 2018, MyXTeam đã thu hút hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam nhờ giao diện tiếng Việt hoàn chỉnh và mức giá cạnh tranh. Phần mềm này không chỉ tập trung vào quản lý nhiệm vụ cơ bản mà còn mở rộng sang các tính năng như quản lý chấm công, tính lương, quản lý tài sản, tạo thành một hệ thống quản lý doanh nghiệp thu nhỏ cho các công ty vừa và nhỏ.
MyXTeam là sản phẩm phần mềm quản lý dự án sản xuất tại Việt Nam
Điểm mạnh:
- Bản địa hóa hoàn hảo với 100% tiếng Việt
- Đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam với thời gian phản hồi nhanh
- Giá cả cạnh tranh phù hợp với ngân sách doanh nghiệp nhỏ
- Tích hợp quản lý chấm công và tính lương
- Khả năng tùy biến cao theo yêu cầu khách hàng
- Dữ liệu lưu trữ tại Việt Nam, đảm bảo tuân thủ quy định
- Hiểu rõ văn hóa kinh doanh Việt Nam
Hạn chế:
- Hệ sinh thái nhỏ với ít tích hợp bên ngoài
- Cộng đồng người dùng còn hạn chế
- Ứng dụng di động chưa được tối ưu tốt
- Khả năng mở rộng có giới hạn với doanh nghiệp lớn
Phần mềm quản lý công việc cá nhân và danh sách nhiệm vụ
Todoist
Todoist được ra mắt năm 2007, khởi đầu như một dự án phụ nhưng đã phát triển thành một trong những ứng dụng quản lý công việc phổ biến nhất thế giới với hơn 30 triệu người dùng trên 150 quốc gia. Triết lý của Todoist là năng suất tối giản - cung cấp đủ tính năng để quản lý công việc hiệu quả nhưng không quá phức tạp gây phân tâm. Ứng dụng hoạt động trên mọi nền tảng từ web, máy tính để bàn đến điện thoại di động và cả thiết bị đeo, với đồng bộ theo thời gian thực giữa các thiết bị. Todoist sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để nhận diện ngày giờ, độ ưu tiên và dự án từ cách người dùng gõ nhiệm vụ.
Todoist có khả năng đồng bộ nhanh trên mọi thiết bị
Điểm mạnh:
- Nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên giúp tạo nhiệm vụ nhanh chóng
- Nhãn và bộ lọc mạnh mẽ để tổ chức công việc phức tạp
- Xu hướng năng suất và điểm thưởng tạo động lực
- Đồng bộ nhanh trên mọi thiết bị
- Gói miễn phí đủ dùng cho nhu cầu cá nhân
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
- Hệ sinh thái tích hợp lớn với hơn 90 ứng dụng
Hạn chế:
- Không có bộ đếm thời gian tập trung tích hợp
- Thiếu công cụ theo dõi thói quen
- Chức năng cộng tác nhóm còn cơ bản
- Không hỗ trợ nhắc nhở dựa trên vị trí
- Chế độ xem lịch chỉ có ở gói trả phí
- Nhắc nhở chỉ có trong gói cao cấp
- Thiếu tính năng chặn thời gian hoặc theo dõi thời gian
Tick Tick
TickTick ra đời năm 2013 từ một công ty khởi nghiệp nhỏ, ban đầu chỉ là công cụ đồng bộ với Nhiệm vụ của Google. Qua hơn một thập kỷ phát triển, TickTick đã tiến hóa thành một trung tâm năng suất với đầy đủ tính năng từ quản lý nhiệm vụ, lịch, theo dõi thói quen, bộ đếm thời gian tập trung, đến ma trận Eisenhower. TickTick theo đuổi hướng tiếp cận tất cả trong một - cung cấp mọi công cụ năng suất trong một ứng dụng duy nhất.
Tick Tick có rất nhiều tính năng hữu ích
Điểm mạnh:
- Chế độ xem lịch tích hợp sâu với khả năng kéo thả nhiệm vụ
- Bộ đếm thời gian tập trung với âm thanh nền và thống kê chi tiết
- Công cụ theo dõi thói quen với mẫu có sẵn
- Ma trận Eisenhower giúp ưu tiên công việc
- Nhiều lời nhắc cho mỗi nhiệm vụ
- Tùy biến cao với chủ đề, âm thanh, bố cục, hình nền
- Giá cao cấp hợp lý chỉ 36 đô la/năm
- Gói miễn phí vẫn có các tính năng cơ bản
Hạn chế:
- Giao diện có thể gây quá tải cho người mới
- Tính năng cộng tác yếu hơn các công cụ nhóm
- Nhắc nhở dựa trên vị trí không có trong gói miễn phí
- Quá nhiều tính năng có thể làm người dùng mất tập trung
Có thể bạn quan tâm: Top 10 phần mềm thiết kế, vẽ 3D miễn phí & chuyên nghiệp nhất
Microsoft To-Do
Microsoft To-Do là kế thừa của Wunderlist nổi tiếng sau khi Microsoft mua lại năm 2015. Ứng dụng chính thức ra mắt năm 2017 và dần thay thế Wunderlist hoàn toàn. Là phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí 100%, To-Do được tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365, đồng bộ với Nhiệm vụ Outlook và có mặt trên mọi nền tảng. Thiết kế của To-Do theo phong cách Microsoft Fluent Design với màu sắc tươi sáng, hiệu ứng mượt mà.
Microsoft To-Do miễn phí 100%
Điểm mạnh:
- Hoàn toàn miễn phí, không có gói trả phí
- Tích hợp liền mạch với Nhiệm vụ Outlook
- Đính kèm tài liệu từ OneDrive dễ dàng
- Giao diện đẹp với chủ đề tùy chỉnh
- Đồng bộ nhanh và đáng tin cậy
Hạn chế:
- Không có nhãn hoặc thẻ phân loại
- Nhiệm vụ lặp lại không linh hoạt
- Không có chế độ xem lịch
- Chức năng tìm kiếm yếu
- Không hỗ trợ nhắc nhở dựa trên vị trí
- Chỉ một lời nhắc cho mỗi nhiệm vụ
Google Tasks
Google Tasks là công cụ quản lý công việc tối giản nhất, được giới thiệu năm 2008 nhưng bị gác lại trong nhiều năm cho đến khi Google quyết định làm mới hoàn toàn năm 2018. Tasks được nhúng ngay trong Gmail và Lịch Google, cho phép bạn tạo nhiệm vụ từ email chỉ bằng một cú nhấp, sau đó xem và quản lý ngay trong thanh bên mà không cần mở tab mới. Triết lý của Google Tasks là "vừa đủ" - cung cấp vừa đủ tính năng để quản lý danh sách công việc cơ bản mà không làm phức tạp hóa. Đây là lựa chọn lý tưởng cho người dùng muốn một công cụ gọn nhẹ, không cần đăng ký tài khoản riêng.
Google Tasks có khả năng đồng bộ nhanh qua tài khoản Google
Điểm mạnh:
- Hoàn toàn miễn phí, không quảng cáo, không giới hạn
- Tích hợp liền mạch với Gmail - chuyển email thành nhiệm vụ dễ dàng
- Hiện ngay trong thanh bên của Gmail và Lịch
- Không cần cài đặt ứng dụng riêng
- Giao diện cực kỳ đơn giản và nhanh
- Nhiệm vụ phụ giúp chia nhỏ công việc lớn
- Đồng bộ nhanh qua tài khoản Google
- Ứng dụng di động miễn phí với hỗ trợ ngoại tuyến
Hạn chế:
- Quá đơn giản, thiếu nhiều tính năng cơ bản
- Không có nhãn, thẻ hoặc danh mục, các mức độ ưu tiên hoặc cờ đánh dấu,...
- Không có ứng dụng web độc lập
Apple Reminder
Apple Reminders là ứng dụng quản lý công việc gốc của Apple, có sẵn trên các hệ điều hành của Apple, được tích hợp sâu vào hệ sinh thái. Từ một ứng dụng đơn giản ban đầu, Reminders đã tiến hóa đáng kể qua các năm, đặc biệt là với bản cập nhật lớn khi được thiết kế lại hoàn toàn với nhiều tính năng mạnh mẽ như danh sách thông minh, thẻ, nhiệm vụ phụ và định dạng phong phú. Reminders tận dụng tối đa sức mạnh của Siri, cho phép tạo và quản lý nhiệm vụ bằng giọng nói một cách tự nhiên. Nhắc nhở dựa trên vị trí là tính năng độc đáo, cho phép thiết lập cảnh báo khi đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể.
Apple Reminder là ứng dụng gốc của Apple
Điểm mạnh:
- Hoàn toàn miễn phí cho người dùng Apple
- Tích hợp hoàn hảo với Siri để tạo lời nhắc bằng giọng nói
- Nhắc nhở dựa trên vị trí cực kỳ hữu ích
- Đồng bộ mượt mà giữa các thiết bị Apple
- Danh sách thông minh tự động phân loại
- Nhiệm vụ phụ, ghi chú, đường dẫn, hình ảnh có thể đính kèm
- Danh sách chia sẻ với cộng tác thời gian thực
Hạn chế:
- Chỉ có trên thiết bị Apple, không có phiên bản Android hay Windows
- Người dùng đa nền tảng không thể sử dụng
- Không có tính năng năng suất nâng cao như bộ đếm thời gian
- Nhiệm vụ lặp lại không hỗ trợ mẫu phức tạp
- Không có chế độ xem lịch hoặc dòng thời gian
- Không có giao diện web
Để đồng bộ dữ liệu nhanh chóng giữa các thiết bị và đảm bảo các ứng dụng quản lý công việc luôn cập nhật theo thời gian thực, đăng ký Wifi FPT tốc độ cao ngay!Wi-Fi FPT - Chỉ từ 180.000VND, Ưu đãi tặng cước
Công cụ quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu
Base Goal
Base Goal là mô-đun quản lý mục tiêu theo phương pháp OKR trong hệ sinh thái Base Platform của Base.vn. Ra mắt như một phần của chiến lược nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, Base Goal được thiết kế để giúp doanh nghiệp Việt Nam áp dụng phương pháp quản lý mục tiêu tiên tiến. Module này không hoạt động độc lập mà tích hợp chặt chẽ với Base Wework để theo dõi tiến độ từ cấp độ thực thi lên cấp độ chiến lược. Base Goal đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp muốn kết nối chiến lược tầm nhìn của lãnh đạo với công việc hàng ngày của nhân viên.
Base Goal đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
Điểm mạnh:
- Tích hợp liền mạch với Base Wework, tự động cập nhật tiến độ
- Giao diện 100% tiếng Việt với thuật ngữ được bản địa hóa
- Hỗ trợ phân tầng mục tiêu từ công ty xuống phòng ban và cá nhân
- Dòng thời gian theo quý và năm giúp theo dõi theo chu kỳ chuẩn
- Cập nhật định kỳ với bình luận và ghi chú phong phú
- Bảng điều khiển thời gian thực với chỉ báo tình trạng
- Đào tạo và hỗ trợ bởi đội ngũ người Việt
Hạn chế:
- Chỉ có trong các gói Base Platform cao cấp, không bán riêng lẻ
- Chưa có ứng dụng di động riêng cho Base Goal
Weekdone
Weekdone được thành lập năm 2012 tại Latvia, là một trong những phần mềm OKR tiên phong trên thị trường. Ban đầu, Weekdone được thiết kế để số hóa phương pháp quản lý PPP (Plans, Progress, Problems), một khung làm việc nổi tiếng trong cộng đồng khởi nghiệp. Sau đó, đội ngũ Weekdone chuyển hướng tập trung vào theo dõi OKR, nhưng vẫn giữ đặc điểm cập nhật hàng tuần. Điểm khác biệt của Weekdone so với các công cụ OKR khác là nhấn mạnh vào nhịp độ và tính nhất quán - thay vì đặt mục tiêu rồi quên, Weekdone yêu cầu người dùng phải cập nhật hàng tuần với cấu trúc về tiến độ, kế hoạch và vấn đề.
Weekdone tập trung vào nhịp độ và tính nhất quán trong mục tiêu
Điểm mạnh:
- Cập nhật hàng tuần là thế mạnh cốt lõi, giữ mục tiêu luôn được chú ý
- Bảng điều khiển trực quan với thanh tiến độ phân màu
- Khảo sát nhịp độ nhóm và phản hồi tích hợp
- Hướng dẫn OKR và tài nguyên giáo dục sẵn có
- Tính minh bạch cao trong toàn tổ chức
- Giao diện với màu sắc sống động
- Quy trình bắt đầu được tối ưu hóa
- Có thể triển khai chu kỳ OKR đầu tiên trong vài giờ
Hạn chế:
- Cập nhật hàng tuần có thể dư thừa với nhóm đã có cuộc họp thường xuyên
- Không phù hợp với nhóm làm việc không đồng bộ
- Tập trung chủ yếu vào OKR, thiếu các tính năng nâng cao
- Trải nghiệm ứng dụng di động không tốt bằng web
Perdoo
Perdoo được thành lập năm 2015 tại Amsterdam, Hà Lan, với tầm nhìn dân chủ hóa OKR cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong khi các nền tảng OKR lớn nhắm đến doanh nghiệp với mức giá cao, Perdoo định vị mình là giải pháp OKR dễ tiếp cận và phải chăng. Điểm đặc biệt của Perdoo là không chỉ tập trung vào OKR mà còn tích hợp các chỉ số hiệu suất quan trọng và bản đồ chiến lược trong cùng một nền tảng.
Perdoo có tài nguyên phong phú
Điểm mạnh:
- Gói miễn phí phù hợp cho tối đa 10 người dùng
- Bản đồ chiến lược giúp hình dung kết nối từ tầm nhìn đến thực thi
- Tích hợp OKR với chỉ số hiệu suất quan trọng
- Chế độ xem căn chỉnh mục tiêu xuyên suốt tổ chức
- Tài nguyên giáo dục phong phú
Hạn chế:
- Nền tảng có thể phức tạp cho người mới bắt đầu hoàn toàn
- Giá tăng nhanh với hơn 25 người dùng
- Giao diện không trực quan bằng các ứng dụng hiện đại
- Bản đồ chiến lược có thể thừa nếu chỉ cần theo dõi OKR đơn giản
- Cập nhật tính năng chậm
- Trải nghiệm di động chưa tối ưu
- Hệ sinh thái tích hợp hạn chế
Lattice
Lattice được thành lập năm 2015 tại San Francisco với sứ mệnh làm cho công việc có ý nghĩa thông qua quản lý nhân sự tốt hơn. Khác với các công cụ OKR khác tập trung hoàn toàn vào đặt mục tiêu, Lattice như một nền tảng quản lý hiệu suất và sau đó mở rộng sang OKR, khảo sát cam kết, phát triển nghề nghiệp, quản lý lương thưởng, tạo thành một nền tảng nhân sự toàn diện.
Lattice là phần mềm quản lý công việc tập trung vào công cụ OKR
Điểm mạnh:
- Nền tảng toàn diện kết hợp quản lý nhân sự và hiệu suất
- Theo dõi OKR được lồng ghép vào quy trình làm việc hàng ngày
- Khảo sát cam kết và kiểm tra tâm trạng liên quan đến tiến độ mục tiêu
- Lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp liên kết với OKR
- Được hỗ trợ bởi các quỹ đầu tư hàng đầu
Hạn chế:
- Nền tảng nặng và phức tạp, mất nhiều tháng triển khai
- Hướng tiếp cận tập trung vào nhân sự có thể không phù hợp nếu OKR do bộ phận khác quản lý
- Không tối ưu cho thực thi chiến lược thuần túy
- Thiết lập và cấu hình phức tạp
Câu hỏi thường gặp
Các phần mềm này khác gì so với các công cụ giao việc đơn thuần như Trello hay Google Sheets?
Sự khác biệt cốt lõi nằm ở mức độ tự động hóa, tích hợp và báo cáo. Trong khi Trello hay Google Sheets chỉ giúp bạn tổ chức danh sách công việc một cách trực quan, các phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp như Base Wework, Monday.com hay Todoist cung cấp nhiều hơn thế rất nhiều.
- Đầu tiên là khả năng tự động hóa. Thay vì phải thủ công di chuyển thẻ, cập nhật trạng thái hay gửi nhắc nhở, phần mềm quản lý công việc có thể tự động thực hiện những tác vụ này dựa trên điều kiện bạn thiết lập.
- Thứ hai là báo cáo và phân tích. Google Sheets có thể làm được nhưng bạn phải tự tạo công thức và biểu đồ. Các phần mềm chuyên dụng cung cấp bảng điều khiển tự động với chỉ số theo thời gian thực, phân tích khối lượng công việc, biểu đồ tiến độ và nhiều số liệu khác giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng.
- Thứ ba là khả năng phân quyền và bảo mật chi tiết. Bạn có thể kiểm soát ai xem được gì, ai sửa được gì, và theo dõi toàn bộ lịch sử thay đổi.
- Cuối cùng là tích hợp. Phần mềm quản lý công việc kết nối với hàng trăm công cụ khác như email, lịch, trò chuyện, quản lý quan hệ khách hàng, giúp bạn làm việc trong một hệ sinh thái thống nhất thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều tab và ứng dụng.
Quy mô và loại hình doanh nghiệp nào nên bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý công việc?
Bất kỳ tổ chức nào có từ 3 người trở lên đều có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý công việc. Tuy nhiên, mức độ phức tạp và loại công cụ phù hợp sẽ khác nhau.
- Người làm tự do và doanh nhân cá nhân (1 - 2 người): Nên bắt đầu với các công cụ cá nhân miễn phí như Todoist, TickTick, Google Tasks hoặc Microsoft To-Do. Những công cụ này đủ để quản lý danh sách công việc và thời hạn cá nhân mà không tốn chi phí.
- Khởi nghiệp và nhóm nhỏ (3 - 20 người): Đây là lúc cần chuyển sang công cụ cộng tác như Trello, MeisterTask, hoặc Asana. Các công cụ này có gói miễn phí hoặc giá rẻ, đủ tính năng cơ bản cho quản lý dự án nhóm và không quá phức tạp.
- Doanh nghiệp vừa (20 - 200 người): Cần giải pháp mạnh mẽ hơn như Based Work, Monday.com với khả năng phân quyền, báo cáo chi tiết, tích hợp nhiều công cụ. Đây là giai đoạn doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình và có nhiều dự án chạy song song.
- Doanh nghiệp lớn (200+ người): Yêu cầu nền tảng cấp doanh nghiệp với bảo mật cao cấp, đăng nhập một lần, giao diện lập trình ứng dụng mạnh mẽ, và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí?
Có, bạn hoàn toàn có thể dùng thử phần mềm quản lý công việc miễn phí nếu nhu cầu còn đơn giản và muốn tối ưu chi phí. Tuy nhiên, cần lưu ý đến độ tin cậy và bảo mật của phần mềm để tránh gặp các rủi ro về dữ liệu. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chuyên sâu, nhiều tính năng nâng cao và khả năng mở rộng linh hoạt, bản trả phí sẽ phù hợp hơn.
Lời kết
Việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc không chỉ là chọn một công cụ, mà là chọn một phương thức vận hành và văn hóa làm việc cho doanh nghiệp. Không có phần mềm nào là tốt nhất một cách tuyệt đối, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với quy mô, quy trình và con người của bạn. Hy vọng bài phân tích chi tiết này đã cung cấp đủ thông tin để bạn đưa ra quyết định sáng suốt, giúp đội nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn.
Lắp Wifi FPT để đảm bảo băng thông ổn định cho toàn bộ đội ngũ làm việc hiệu quả từ văn phòng đến làm việc từ xa.
