4 Cách nâng cao chất lượng họp online và gợi ý các phần mềm phổ biến

Trong kỷ nguyên công nghệ số bùng nổ, họp trực tuyến trở nên phổ biến ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là kinh doanh và giáo dục Vậy làm thế nào để bạn có tổ chức và nâng cao chất lượng họp online một cách hiệu quả? Hãy cùng FPT Telecom khám phá những yếu tố quan trọng và các giải pháp phần mềm tối ưu hiệu quả ngay sau đây!

1. Những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng họp online

Việc họp online không được mượt mà sẽ làm giảm hiệu suất làm việc. Điều này có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng như đường truyền mạng, thiết bị, môi trường, kế hoạch. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến gây ảnh hưởng đến chất lượng họp online:

- Thiết bị và phần cứng sử dụng kém: Máy tính, camera hay loa bị cũ làm rè âm thanh tiếp nhận, giật lag hoặc mờ hình ảnh gây mất tập trung. Micro thu tiếng kém có thể làm giọng nói của bạn không rõ ràng, ảnh hưởng đến khả năng trao đổi thông tin.

- Môi trường và không gian họp không phù hợp: Tiếng ồn xung quanh sẽ khiến người nghe mất tập trung. Ánh sáng yếu hoặc góc quay không hợp lý khiến hình ảnh bị mờ nhạt, gây khó khăn trong việc quan sát biểu cảm hay tài liệu trình bày.

- Thiếu kế hoạch và điều phối kém: Cuộc họp có thể kéo dài không cần thiết nếu thời gian khi không có lịch trình rõ ràng. Nội dung họp lan man cũng khiến người tham gia mất phương hướng, giảm hiệu quả trao đổi.

Không gian là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp

2. Gợi ý giải pháp giúp tối ưu chất lượng cuộc họp online

Cải thiện chất lượng họp online không chỉ giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc mà còn giúp nâng cao quá trình trao đổi thông tin và giao tiếp. Để tối ưu cuộc họp bạn cần đảm bảo các yếu tố như mạng Internet ổn định, thiết bị chất lượng cao, chọn không gian phù hợp và lên kế hoạch sẵn sàng. Cụ thể: 

- Sử dụng mạng Internet có đường truyền ổn định: Ưu tiên mạng có băng thông cao sẽ giúp đảm bảo trải nghiệm họp online không bị gián đoạn và mượt mà hơn. Bạn có thể tham khảo gói cước Internet do FPT Telecom cung cấp như: 

+ Giga (150Mbps) giá từ 165.000 VNĐ/tháng, hỗ trợ lướt web và họp cơ bản với modem WiFi băng tần kép

+ Sky (1Gbps) giá từ 225.000 VNĐ/tháng, lý tưởng cho họp quốc tế, xem video Full HD với modem WiFi 6 băng tần kép. 

Tìm hiểu thông tin chi tiết tại website fpt.vn 

- Sử dụng tai nghe và microphone chất lượng cao: Bạn nên đầu tư vào một chiếc micro chống ồn, camera độ phân giải cao và tai nghe chất lượng. Thiết bị tốt sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể chất lượng cuộc họp, tạo môi trường giao tiếp hiệu quả.

- Lựa chọn không gian hợp lý: Bạn hãy lựa chọn một không gian yên tĩnh, có đầy đủ ánh sáng, có thể cân nhắc sử dụng background ảo nếu cần thiết. Việc này giúp tạo sự tập trung và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

- Lập kế hoạch cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục đích trước khi họp sẽ giúp bạn tăng sự tập trung và nâng cao hiệu quả trao đổi. Bạn nên giới hạn thời gian cho cuộc họp để đảm bảo không bị kết thúc quá sớm hay kéo dài không cần thiết.

Đăng ký gói Internet FPT với tốc độ vượt trội giúp bạn có trải nghiệm cuộc họp chất lượng

3. Top 7 nền tảng họp online phổ biến hiện nay

Hiện nay đang có rất nhiều công cụ hỗ trợ cuộc họp trực tuyến. Mỗi nền tảng đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Khi bạn lựa chọn đúng phần mềm sẽ giúp việc trải nghiệm cuộc họp được tối ưu. Dưới đây là 7 ứng dụng họp online phổ biến được đánh giá cao hiện nay.

3.1. Zoom Cloud Meetings

Đây là nền tảng họp online phổ biến với hình ảnh, chất lượng âm thanh ổn định và hỗ trợ được nhiều người tham gia.

- Ưu điểm: Giao diện dễ dàng sử dụng, có nhiều tính năng tương tác.

- Nhược điểm: Bị giới hạn thời gian ở bản miễn phí, yêu cầu có kết nối mạng mạnh.

Nền tảng Zoom cho cuộc họp trực tuyến hình ảnh chất lượng ổn định

3.2. Microsoft Teams

Microsoft Teams tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft 365, nền tảng này phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng họp trực tuyến.

- Ưu điểm: Được tích hợp với Office 365, có bảo mật cao, hỗ trợ làm việc nhóm tốt.

- Nhược điểm: Cần sử dụng tài khoản Microsoft, giao diện phức tạp với người mới.

Microsoft Teams thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng họp trực tuyến

3.3. Google Meets

Đây là nền tảng họp online đơn giản và dễ dàng sử dụng, tích hợp tốt với Google Workspace.

- Ưu điểm: Được miễn phí cho người dùng Google, có độ bảo mật cao và không cần cài đặt phần mềm rắc rối..

- Nhược điểm: Ít có tính năng nâng cao, bị giới hạn thời gian ở bản miễn phí.

Google Meet là nền tảng họp online đơn giản và dễ dàng sử dụng

3.4. Skype

Skype là ứng dụng gọi video đã được phát triển lâu đời, phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp dùng cho các cuộc họp trực tuyến. 

- Ưu điểm: Được miễn phí cho cuộc gọi nhóm nhỏ, dễ dùng, tích hợp với Microsoft.

- Nhược điểm: Hình ảnh, âm thanh không được ổn định khi có đông người tham gia.

Phần mềm Skype được miễn phí và dễ sử dụng cho cuộc gọi nhóm nhỏ

3.5. Cisco Webex

Cisco Webex được thiết kế cho các cuộc họp chuyên nghiệp với tính năng bảo mật cao. Nền tảng này cung cấp nhiều công cụ quản lý phục vụ cho cuộc họp hiệu quả.

- Ưu điểm: Có tính bảo mật tốt, hỗ trợ được nhiều tính năng cao cấp.

- Nhược điểm: Giao diện khá phức tạp, yêu cầu chất lượng mạng cao.

Sử dụng nền tảng Cisco Webex cho các cuộc họp chuyên nghiệp cần độ bảo mật cao

3.6. GoToMeeting

Đây là nền tảng họp online với khả năng chia sẻ màn hình mạnh. Nền tảng này còn hỗ trợ thao tác điều khiển từ xa giúp người dùng dễ dàng cộng tác các tài liệu trong thời gian thực.

- Ưu điểm: Chất lượng hình ảnh tốt, khả năng hỗ trợ điều khiển từ xa hiệu quả.

- Nhược điểm: Có chi phí sử dụng cao, không phổ biến ở Việt Nam hiện nay.

Họp trực tuyến trên nền tảng GoToMeeting cho hình ảnh chất lượng cao sắc nét

3.7. Lifesize

Lifesize là nền tảng họp trực tuyến chuyên nghiệp với chất lượng hình ảnh cao lên đến 4K. Nền tảng này được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp cần dùng phòng họp lớn.

- Ưu điểm: Hình ảnh rõ ràng, sắc nét, hỗ trợ cuộc họp online với quy mô lớn.

- Nhược điểm: Cần có thiết bị phần cứng chuyên dụng, chi phí sử dụng cao.

Để sử dụng nền tảng họp trực tuyến Lifesize cần có các thiết bị chuyên dụng

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn nắm được những giải pháp hiệu quả giúp nâng cao chất lượng họp online và lựa chọn được nền tảng phù hợp. Một đường truyền Internet ổn định có tốc độ cao sẽ giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc tối ưu. Quý khách có nhu cầu đăng ký dịch vụ Internet vui lòng liên hệ qua hotline 1900 6600 hoặc website https://fpt.vn/ để được tư vấn chi tiết!