Hội thảo trực tuyến là gì? 7 bước đơn giản giúp bạn tổ chức thành công

Trong thời đại số, hội thảo trực tuyến giúp tạo ra kết nối không giới hạn khoảng cách địa lý. Cá nhân hoặc doanh nghiệp nếu tổ chức được buổi hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp sẽ có thể vận hành hiệu quả cũng như tăng cơ hội thành công. Trong bài viết này, FPT Telecom sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước đơn giản giúp bạn tổ chức hội thảo trực tuyến nhanh chóng. Cùng khám phá ngay!

1. Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia hội thảo

Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu chính của buổi hội thảo là giới thiệu sản phẩm, đào tạo nội bộ, chia sẻ kiến thức hay giao lưu với khách hàng. Tiếp theo, bạn hãy khoanh vùng đối tượng theo độ tuổi, ngành nghề, vị trí địa lý và nhu cầu của họ để thiết kế nội dung phù hợp.

Bạn cần xác định đối tượng mục tiêu của buổi hội thảo để chuẩn bị nội dung phù hợp

2. Lập kế hoạch chi tiết

Để tổ chức thành công, việc lập kế hoạch chi tiết là bước không thể bỏ qua. Dưới đây là ba yếu tố quan trọng bạn cần chuẩn bị trước khi hội thảo bắt đầu:

- Chuẩn bị tài liệu và diễn giả: Chuẩn bị slide trình chiếu, video và tài liệu hỗ trợ giúp người tham gia dễ tiếp thu. Chọn diễn giả có chuyên môn phù hợp để đảm bảo chất lượng truyền tải thông tin.

- Thiết kế timeline hợp lý: Lên kịch bản chi tiết, phân bổ thời gian cho từng phần từ trình bày, thảo luận đến hỏi đáp. Với hội thảo trực tiếp, nên cân nhắc múi giờ để tối ưu lượng người tham dự.

Chủ đề và nội dung của hội thảo nên chuyên sâu và cô đọng để giữ chân người tham gia 

3. Chuẩn bị và kiểm tra các thiết bị cần thiết

Sau đây là một số dụng cụ cần thiết để tổ chức hội thảo trực tuyến:

- Laptop/PC: Bạn nên chọn laptop có CPU Intel Core i5/i7 và RAM tối thiểu 8GB để đảm bảo tốc độ xử lý nhanh hình ảnh và âm thanh nhanh chóng.

- Camera ghi hình: Bạn có thể trực tiếp ghi hình bằng laptop nếu thiết bị có webcam tích hợp. Trong trường hợp cần hình ảnh chuyên nghiệp hơn thì bạn nên dùng máy quay rời để có độ nét cao và hiệu ứng làm mờ hậu cảnh tốt hơn.

- Micro: Bạn có thể chọn micro cài áo, micro cầm tay hoặc micrô loại thu âm chuyên dụng. Vì đây là thiết bị hỗ trợ âm thanh chính nên bạn cần kiểm tra kỹ càng để chắc chắn micro không bị rè.

- Màn hình trình chiếu: Nếu người trình bày cần nhiều không gian để hiển thị nội dung thì bạn có thể cân nhắc sử dụng màn hình trình chiếu. Dụng cụ này sẽ giúp người xem dễ theo dõi và quan sát toàn bộ hình ảnh hoặc video hiển thị.

- Đèn chiếu sáng: Bạn có thể sử dụng đèn LED vòng hoặc đèn softbox để giúp khung hình sáng và rõ nét hơn khi phát sóng hội thảo trực tuyến.

Bạn nên chuẩn bị trước các thiết bị cần thiết phục vụ cho buổi hội thảo trực tuyến

4. Lựa chọn nền tảng tổ chức phù hợp

Bạn hãy dựa trên thời lượng phát sóng, số lượng người tham gia dự kiến và nhu cầu tương tác để cân nhắc lựa chọn nền tảng tổ chức thích hợp. Trong đó, nền tảng này cần đáp ứng được một số tính năng quan trọng như ghi âm, chia sẻ màn hình, tài liệu, trò chuyện, bình chọn và cho phép bạn quản lý người tham gia. 

Một số nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến phổ biến có thể kể đến là Zoom, Google Meets, Microsoft Teams và Webex.

Có nhiều nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến mà bạn có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu

5. Quảng bá hội thảo

Trước 2-3 ngày tổ chức hội thảo trực tuyến, bạn hãy gửi lời mời tham dự qua email kèm theo chi tiết về chủ đề, thời gian và đường link tham gia. Việc đăng tải thông tin lên các kênh truyền thông chính thống của doanh nghiệp cũng giúp làm tăng độ nhận diện và tỷ lệ người tham dự.

6. Tiến hành hội thảo trực tuyến

Một buổi hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp cần bắt đầu đúng giờ và được quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo nội dung không quá ngắn hoặc quá dài. Ngay từ đầu, bạn nên giới thiệu tổng quan về chủ đề, diễn giả và cấu trúc chương trình để khán giả dễ dàng theo dõi. 

Trong quá trình diễn ra hội thảo, hãy cố gắng tương tác bằng các hoạt động như hỏi đáp, thảo luận hoặc bình chọn nhằm làm tăng độ gắn kết với người tham gia. Ngoài ra, việc ghi hình hội thảo và lưu trữ tài liệu liên quan cũng giúp ích rất nhiều trong việc chia sẻ hoặc sử dụng cho các mục đích khác sau này.

Bạn hãy linh hoạt và dẫn dắt hội thảo theo timeline đã được lên kế hoạch

7. Thu thập phản hồi và đánh giá của người tham dự

Sau khi kết thúc hội thảo trực tuyến, bạn hãy tiến hành gửi form khảo sát đến người tham dự kèm theo phần quà hoặc ưu đãi khuyến khích để thu thập phản hồi và đánh giá của họ. Việc này sẽ giúp bạn có được cái nhìn khách quan hơn về chất lượng của buổi hội thảo, từ đó có thể cải thiện trải nghiệm và quy trình tổ chức cho những sự kiện sau này.

Việc thu thập đánh giá sau buổi hội thảo sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng cho những lần sắp tới

8. Lưu ý quan trọng để tổ chức hội thảo trực tuyến hiệu quả

Để buổi hội thảo trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

- Đảm bảo chất lượng đường truyền Internet: Vì là sự kiện trực tuyến nên tốc độ Internet đóng vai trò then chốt ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội thảo. Do đó, bạn nên ưu tiên sử dụng dịch vụ từ đơn vị uy tín và chủ động kiểm tra đường truyền trước khi bắt đầu. 

- Thử nghiệm hội thảo trước ít nhất 1 ngày: Bạn nên chạy thử trên nền tảng đã chọn để kiểm tra chất lượng thiết bị cũng như các tính năng tích hợp. Việc tập dượt hội thảo không chỉ giúp phát hiện sớm các lỗi kỹ thuật mà còn là cơ hội để diễn giả làm quen với không gian, tăng sự chủ động khi triển khai nội dung.

- Chuẩn bị người hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt hội thảo: Trong quá trình diễn ra sự kiện, một vài sự cố như mất kết nối, lỗi âm thanh hoặc người tham dự gặp khó khăn khi truy cập là điều khó tránh khỏi. Do đó, bạn hãy bố trí ít nhất một nhân sự có hiểu biết về công nghệ để sẵn sàng xử lý kịp thời, đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ.

- Gửi email nhắc nhở đến đối tượng tham gia: Trước sự kiện một ngày hoặc thậm chí là vài giờ, bạn hãy gửi email nhắc lịch kèm hướng dẫn chi tiết về đường link tham gia và thông tin hỗ trợ. Để tăng tính trực quan, bạn có thể đính kèm hình ảnh minh họa hoặc video hướng dẫn để người tham dự dễ làm theo hơn.

Để buổi hội thảo diễn ra mượt mà không bị gián đoạn hay giật lag, quý khách có thể tham khảo các gói cước Internet FPT. Chẳng hạn như gói Internet GIGA được trang bị modem  băng tần kép cùng tốc độ băng thông 150Mbps. Với gói cước này, bạn sẽ có được trải nghiệm kết nối nhanh, ổn định cho mọi thiết bị. Ngoài ra, đơn vị còn có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật tận nơi, nhanh chóng 24/7.

Internet FPT với trang bị Wi-Fi 6 giúp bạn có thể tổ chức hội thảo trực tuyến không giật lag

Trên đây là chi tiết 7 bước giúp bạn tổ chức hội thảo trực tuyến hiệu quả. Dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng nhưng một đường truyền Internet không ổn định sẽ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của buổi hội thảo của bạn. Do vậy, quý khách hãy hãy liên hệ với FPT Telecom qua hotline 1900 6600 hoặc để lại thông tin tại https://fpt.vn/ để tham khảo các gói cước Internet phù hợp. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn!