1900 6600
Live Chat
1900 6600

Nguyên tắc "vàng" quản lý nhân viên làm việc online hiệu quả trong mùa dịch

Tin FPT , 04-09-2020 11:41

Trước tình hình dịch bệnh tăng cao cùng với các chỉ đạo hạn chế ra đường, tụ tập nơi đông người khiến cho hình thức làm việc từ xa, làm việc online tại nhà được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy việc quản lý nhân viên từ xa như thế nào cho hiệu quả?

Nguyên tắc 1: Làm rõ vai trò và mục tiêu của từng nhân viên 

Việc chuyển đổi sang hình thức làm việc từ mô hình tập trung sang mô hình phân tán có thể gây ra những lo lắng cho những nhà quản lý do khó mà kiểm soát được nhân viên của mình đang làm việc nghiêm túc hay đang “phiêu lưu tâm trí” tại một nơi nào đó. 

Tuy nhiên nhìn ở một hướng tích cực hơn thì hình thức làm việc từ xa này là cơ hội tốt để các nhà lãnh đạo đánh giá vai trò của từng cá nhân trong tổ chức và cách mà họ đang làm để đóng góp cho công việc chung. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân giúp mọi người chủ động hơn trong công việc chung và nâng cao tinh thần là việc nhóm, thúc đẩy sự giao tiếp trong toàn nhóm và có thể khiến cho kết quả nhóm tốt hơn.

Mặt khác, việc xác định rõ yêu cầu và mục tiêu công việc của từng nhân viên cũng giúp người lãnh đạo đánh giá được ai đang làm tốt và ai đang lơ là khi làm việc từ xa thông quá khối lượng công việc được giao và mức độ, hiệu quả hoàn thành của từng cá nhân. 

Đặc biệt đại dịch Covid 19  sẽ tạo ra các nhiệm vụ mới và cạnh tranh trên toàn ngành. Do đó, các nhà lãnh đạo cần liên tục làm rõ các mục tiêu ở cấp độ nhóm và cá nhân để tập trung vào các ưu tiên chính. Cần đánh giá lại một danh sách các nhiệm vụ - thậm chí hoàn toàn mới. Khi đã lên danh sách những mục tiêu được ưu tiên, hãy suy nghĩ kĩ về người nhận nhiệm vụ và đảm bảo các mục tiêu thay đổi được truyền đạt tới toàn bộ nhóm.
 

 
Nguyên tắc 2: Coi trọng sự tương tác giữa các cá nhân

Với những người đã quen làm việc tại văn phòng thì hình thức làm việc từ xa có thể tạo cho họ cảm giác bị mất tương tác với những người khác, dẫn đến giảm thiểu năng suất làm việc. Nhiều nhà lãnh đạo không quen với hình thức quản lý mới cũng có thể cảm thấy khó khăn khi phải theo dõi hoạt động của các nhóm nhân viên. Trong những trường hợp này, họ lại càng có xu hướng tập trung thái quá vào công việc mà quên đi việc quản lý các mối quan hệ.

Xuất phát từ điều này, việc dành thời gian tương tác với nhân viên trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đừng để bất kỳ nhân viên nào của bạn cảm thấy họ bị “bỏ quên”. 

Không thể tránh khỏi, các nhà lãnh đạo có những cá nhân mà họ yêu thích hơn trong nhóm. Điều này có thể xuất phát từ việc những người này có những đặc điểm tính cách giống với họ hoặc đó là người dễ gây chú ý và thường xuyên chủ động tương tác. Ngược lại , một số khác lại được xếp vào khuynh hướng “không nhìn thấy rồi sẽ quên” do họ khá trầm lắng và ít khi tương tác với mọi người.

Là người lãnh đạo, bạn hãy là người chủ động, là người kết nối các thành viên trong nhóm lại với nhau. Thỉnh thoảng hãy hỏi thăm về tình hình làm việc của họ, phân bổ công việc hợp lý và đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ đến toàn bộ thành viên trong nhóm.

Lên các lịch họp online, khi mọi người có thể nói chuyện “face to face” khả năng tương tác và kết nối giữa các thành viên sẽ được tăng cao hơn.

Nguyên tắc 3: Tin tưởng ở nhân viên

Nguyên tắc quan trọng để quản lý nhân viên từ xa là hãy tin tưởng vào nhân viên của mình. Nếu bạn thưởng xuyên nhắn tin hay gọi điện hỏi nhân viên của mình xem họ đang làm gì, công việc của họ đã làm đến đâu, họ có đang tập trung cho công việc không thì hãy dừng ngay hành động đó lại. Thực tế bạn đang làm giảm năng suất và sự tập trung của nhân viên bằng các câu hỏi “vô thưởng vô phạt” như vậy. 

Là một người lãnh đạo thông thái, thay vì “làm phiền” nhân viên của mình dành cho họ những không gian riêng để tập trung hoàn thành công việc. Đôi khi, bạn nên lên lịch cho những cuộc họp online báo trước để mọi người sắp xếp công việc. Tại buổi họp bạn có thể nêu ra công việc trọng tâm cho từng người để họ lưu ý.

Các cuộc họp online cũng là cách để người lãnh đạo giải đáp các thắc mắc của nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ. Công việc của họ có phải đang quá tải hay không? Họ đang gặp khó khăn gì? Những kỹ năng nào họ muốn tăng cường?

Khi giải quyết mối quan tâm của họ không chỉ với tư cách là một nhóm mà ở cấp độ cá nhân, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi được đặt câu hỏi và dễ dàng chia sẻ hơn

Nguyên tắc 4: Sử dụng những công cụ hỗ trợ phù hợp

Vận hành doanh nghiệp theo hình thức từ xa đòi hỏi cần có những công cụ hỗ trợ. Các công cụ cần đảm bảo việc quản lý và bộ máy vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Đó có thể là những phần mềm hỗ trợ họp từ xa như: Zoom, Meeting, Skype,…. 

Và để những phần mềm tương tác này hoạt động hiệu quả, không bị gián đoạn trong quá trình họp, tương tác thì đòi hỏi đường truyền Internet luôn phải đảm bảo ổn định, mượt mà và có tốc độ cao. Tuy nhiên, với những tốc độ Internet thông thường rất khó đảm bảo cho tín hiệu luôn được ổn định ở mức cao nhất.
 

 
Với dịch vụ FPT VPN - Giải pháp "ưu tiên kết nối"  trong môi trường internet dựa trên công nghệ mạng riêng ảo (VPN), giúp người dùng duy trì truy cập internet với chất lượng tốt nhất như: học trực tuyến, tương tác từ xa, các nhu cầu truyền tải video qua các ứng dụng mạng xã hội phổ biến. Đây sẽ giúp giải quyết bài toán này cho người quản lý khi phải thường xuyên tương tác với nhân viên từ xa. 

Theo đó, giải pháp FPT VPN có nhiều tính năng nổi bật như: Đáp ứng nhu cầu ưu tiên tốc độ truy xuất internet quốc tế so với các gói dịch vụ internet phổ thông; nâng cao chất lượng khi dùng dịch vụ đào tạo trực tuyến: MS Team, Cisco WebEx, Skype…; nâng cao chất lượng khi dùng dịch vụ live-stream Facebook, TikTok, BigoLive; nâng cao chất lượng khi dùng dịch vụ văn phòng online Office 365, Gmail. Giải pháp này cài đặt chỉ bằng một cú nhấn chuột đơn giản.